Kapitel 2, avsnitt 2 - Tillgänglig kommunikation
Andra avsnitt i kapitel 2
Det här är avsnitt 2. Klicka på en länk nedan för att gå direkt till något av de andra avsnitten i kapitel 2.
Avsnitt 1 – Tillgänglig verksamhet
Avsnitt 2 – Tillgänglig kommunikation (det här avsnittet)
Avsnitt 3 – Upphandling
Avsnitt 4 – Dialog
Avsnitt 5 – Barnrätt och jämställdhet
Tillgänglig kommunikation
På er myndighet behöver ni informera och kommunicera med varandra och med medborgarna på olika sätt. Det handlar om alltifrån intern information och kommunikationskanaler som medarbetarna använder till information som vänder sig till allmänheten eller till en specifik målgrupp. Kommunikationen sker via olika kanaler, till exempel intranät, tryckt information, e-tjänster, appar, mejl, sociala medier, telefon och extern webbplats.
Som myndighet ska vi alltid använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Det innebär bland annat att vår information och kommunikation ska vara tydlig och logisk ur målgruppens perspektiv – både i tal och i skrift.
Ett bra sätt att komma igång med arbetet med tillgänglig kommunikation är att genomföra en inventering. Då kan ni undersöka om er kommunikation i olika kanaler är tillgänglig eller om det finns brister som ni behöver hantera. Antingen genomför ni inventeringen själva eller så anlitar ni en tillgänglighetskonsult.
Klicka och läs mer om hur ni kan arbeta för att er kommunikation ska vara tillgänglig för alla.
Större delen av all information och kommunikation sker via digitala kanaler. Därför är extern webbplats, e-tjänster och mobilappar en central del i verksamheten. Dessa kanaler används också ofta av medborgare som vill ha information, få kontakt med myndigheten eller hantera ärenden.
För att säkerställa tillgängligheten i era digitala kanaler kan ni behöva se över struktur, kodning, formgivning och innehåll. Vad som gäller styrs av lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen). Det kan till exempel innebära att bygga webbplatsen så att
- den fungerar att navigera med skärmläsare
- filmer är textade
- färger och kontraster är tydliga.
Ökad tillgänglighet bidrar till att fler kan ta del av innehållet och att varje användare kan anpassa webbplatsen, e-tjänsten eller appen efter sina behov.
För många är det lättare att ta till sig information genom att lyssna på den eller titta på en film än genom att läsa text. Därför är det bra att det finns information i olika format exempelvis på webbplatsen. Men för att så många som möjligt ska kunna ta del av filmer och annat material behöver de vara tillgängliga. Det kan bland annat innebära att man textar, syntolkar och teckenspråkstolkar ljud- och videoproduktionerna.
Om din myndighet fattar beslut om enskilda personers ärenden är det viktigt att se till att personen som berörs av beslutet kan ta del av det. Det kan gå till på olika sätt.
För att språket i beslut ska vara vårdat, enkelt och begripligt behöver ni se till att texten är logiskt uppbyggd och att ni förklarar ord som kan vara svåra, till exempel facktermer och juridiska begrepp. Då blir det ofta lättare för mottagaren att förstå beslutet. Tydlig formgivning gör det också lättare att ta del av texten och dess innehåll.
Men det räcker inte att arbeta med språket och formgivningen. Utgå från att beslut alltid ska kunna tas fram i ett tillgängligt format, till exempel tillgänglig pdf. En tillgänglig pdf bygger på en mall som gör dokumentet läsbart med exempelvis skärmläsare. Att bara skanna in ett dokument och omvandla det till pdf är däremot inte tillgängligt – tvärtom utgör det ett hinder för många.
Ibland passar det inte att förmedla beslut bara via text. Då kan man istället behöva boka in ett personligt möte för att förklara beslutets innebörd.
Det är inte alla som kan eller vill använda digitala kanaler. Därför är det viktigt att tänka på tillgängligheten via exempelvis telefon. Exempelvis kan talsvarssystem utgöra ett hinder för personer med vissa funktionsnedsättningar. Därför är det bra om det finns alternativa sätt att komma i kontakt med myndigheten via telefon.
Använd Myndigheten för delaktighets stöd
På MFD:s webbplats kan du läsa mer om hur er kommunikation kan bli tillgänglig för fler.
Klicka på knappen om du vill öppna webbsidan i en ny flik i webbläsaren.
Tips från Post- och telestyrelsen
FIlm: Tips från Post- och telestyrelsen
- Bildtelefoni.net finns för döva teckenspråkiga användare. De ringer eller blir uppringda via en teckenspråkstolk.
- På Texttelefoni.se är det en person som skriver och en förmedlare som läser upp det, så man turas om att kommunicera.
- Teletal används vid trepartssamtal där en förmedlare eller tolk hjälper till att tolka det som sägs och kan hjälpa till med struktur i samtalet.
Interaktion
Kommunicera utifrån mångfalden
I den här övningen får du fundera på hur man kan koppla en konkret åtgärd för tillgänglig kommunikation till arbetssättet befintliga brister. Läs igenom beskrivningen av situationen här nedanför och klicka sedan på Nästa.
Situationen
Som ett led i att åtgärda befintliga brister i tillgängligheten ska din myndighet uppdatera era brevmallar för beslut som skickas ut till medborgarna. Ni har nämligen förstått att många tycker att de är svåra att läsa och förstå.
Vad tror du?
Återkoppling
Det stämmer! Att se över brevmallarnas språk, layout, typsnitt och funktioner för att skapa tillgängliga pdf:er kan ingå i arbetet med att åtgärda befintliga brister i tillgängligheten. Exakt vilka åtgärder som passar beror förstås på vilka brister brevmallarna visar sig ha.
Att ha en särskild rutin för hur man ska skicka beslut till personer med funktionsnedsättning skapar en så kallad särlösning. Sådana lösningar behövs ibland, men om det går att åtgärda brister så att den ordinarie lösningen fungerar för fler så är det att föredra.
Åtgärderna fokuserar i första hand på sådant som kan underlätta för medborgare som ska ta del av myndighetens beslut. Men kan själva brevmallarna utgöra ett hinder för de medarbetare som ska använda dem? Kan du komma på några exempel på sådana brister i tillgängligheten – och åtgärder som skulle göra att alla medarbetare kan använda brevmallarna på bästa sätt? Kan brevmallarna till exempel behöva kompletteras med något annat?
Återkoppling
Det stämmer inte riktigt. De tre åtgärder som skulle kunna vara lämpliga i det här fallet är att
- utgå från klarspråksprinciper för att se till att språket blir tydligt och begripligt för så många som möjligt
- se över brevmallarnas layout och typsnitt
- se till att brevmallarna är rätt så att det går att generera tillgängliga pdf:er.
Exakt vilka åtgärder som passar beror förstås på vilka brister brevmallarna visar sig ha.
Att ha en särskild rutin för hur man ska skicka beslut till personer med funktionsnedsättning skapar en så kallad särlösning. Sådana lösningar behövs ibland, men om det går att åtgärda brister så att den ordinarie lösningen fungerar för fler så är det att föredra.
Åtgärderna fokuserar i första hand på sådant som kan underlätta för medborgare som ska ta del av myndighetens beslut. Men kan själva brevmallarna utgöra ett hinder för de medarbetare som ska använda dem? Kan du komma på några exempel på sådana brister i tillgängligheten – och åtgärder som skulle göra att alla medarbetare kan använda brevmallarna på bästa sätt? Kan brevmallarna till exempel behöva kompletteras med något annat?
